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Des données clients dans Excel? Il vaut mieux utiliser une vraie base de données pour votre CRM

| Septembre 30, 2020

L'idée de créer une liste Excel pour ses données clients a l'air très tentant. Vous êtes nombreux à avoir l'habitude de travailler avec ce logiciel, un CRM rudimentaire est vite mis en place. Mais quand le nombre de paquets de données augmente de plus en plus et que la base de données connaît beaucoup de modifications, cette solution atteint rapidement ses limites. Quand il s'agit en plus de représenter des informations interactionnelles ou de réaliser des analyses, le tableau Excel est complètement dépassé. L'utilisation d'une vraie base de données est donc une solution nettement meilleure et bien plus rentable. Pourquoi Excel ne convient pas comme outil CRM? Nous avons 10 raisons de ne pas l'utiliser.

Avez-vous lu notre article sur la planification de campagnes de marketing dans Excel? Notre protagoniste avait pour mission de créer une liste de clients dans Excel et d'y inscrire chaque interaction avec les clients et prospects. Il a échoué - comme on pouvait s'y attendre. Ne passez en aucun cas à côté de cet article.

Mais revenons au sujet du CRM et d'Excel. La plupart des entreprises utilisent un outil ou un logiciel. Mais il y en a toujours qui s'en passent entièrement ou qui utilisent Excel pour cela. Mais un autre fait est que les données se trouvent souvent dans différents silos. Aucun échange n'a lieu entre eux - les données ne circulent pas. Quand le Marketing ou les Ventes récupèrent des informations dans différents silos, ils finissent inéluctablement dans Excel. C'est ici qu'aura lieu un nettoyage manuel et la préparation des campagnes.

Ceux qui y tiennent absolument peuvent gérer les données clients dans Excel. Il y a d'innombrables modèles à télécharger sur internet. Mais nous déconseillons cette démarche. Elle n'apportera aucun avantage à long terme. Au contraire. Elle empêche la circulation des données d'un département à l'autre, offrant ainsi une base pour prendre les bonnes décisions en s'appuyant sur des données.

Il y a différentes raisons à cela.

1 Excel n'est pas une base de données

Excel est et restera un tableur et ne sera jamais une base de données. Ces dernières permettent de récupérer des données à l'aide de requêtes SQL très spécifiques. Certes, les requêtes fonctionnent aussi dans Excel, mais SQL est simplement imbattable dans ce contexte. Tout comme les bases de données définissent avec précision ce qui doit se trouver dans un champ ou non. Si un champ est défini comme «nombre à virgule», on y met un nombre et rien d'autre. Cela garantit une intégrité élevée des données.

2 Effacer des données (accidentellement)

Il est très facile d'effacer un paquet de données dans Excel. Marquer - supprimer. Mais toutes les informations et paquets de données reliés à cette entrée, par exemple des factures et pièces de rechange commandées seront définitivement perdus. Les bases de données empêchent cela. Elles alertent et signalent qu'il y aura une perte d'informations.

3 Travailler de manière collaborative

Travailler ensemble sur un fichier Excel est à peu près aussi utile que de passer l'aspirateur à deux. Cela ne permet pas vraiment d'atteindre le but recherché.

4 Toutes les données sont directement à disposition de tous les utilisateurs.

Si les données se trouvent dans une base de données, il est possible de fournir un accès aux utilisateurs à l'aide d'une interface. Vous verrez exactement ce dont vous avez besoin dans vos affaires au quotidien. Ainsi, ce sont non seulement les droits d'accès qui sont réglés avec précision, mais aussi les droits d'édition des données.

5 Requêtes complexes

Essayez une fois de faire une requête comme «Tous les clients ayant commandé la pièce de rechange XY l'année dernière» dans Excel. Vous allez vite atteindre vos limites. Cela fonctionne beaucoup plus vite et c'est bien plus simple avec des bases de données et SQL.

6 Maintenir les données à jour

Les bases de données permettent de les relier entre elles à l'aide d'interfaces.C'est exactement ce que le transporteur de colis DPD a mis en œuvre.  Le CRM Salesforce est relié à la base de données de Dun & Bradstreet grâce à une interface de programmation qui lui fournit toujours les dernières données en date. Des entreprises qui déménagent, de nouveaux numéros de téléphone, des gérants qui changent, etc., toutes ces infos intègrent directement le CRM de DPD. Cela garantit que les données sont à jour à tout moment et dans la durée.

7 Accès aux données

Souhaitez-vous donner un accès illimité à toutes les données à tous les utilisateurs? C'est exactement ce que vous faites en gérant vos données clients dans Excel. Dans ce cas, la question n'est plus de savoir si quelqu'un va accidentellement supprimer ou mélanger des éléments, mais quand. Dans les bases de données, vous attribuez les droits d'utilisation de la manière que vous jugez pertinente. Ainsi, chacun n'accède qu'aux données dont il a besoin pour son travail. Toutes les entreprises gèrent des données confidentielles. Les archiver publiquement dans un tableau Excel fait mauvais genre. Il peut même arriver que cela crée des problèmes au niveau de la protection des données.

8 Le service extérieur ne dispose pas des données en direct

Quand un vendeur de la société DPD se rend chez un ancien ou un nouveau client, il a accès à toutes les données disponibles dans le CRM sur cette société. Cela comprend aussi des informations quant aux risques. Si une vente est conclue, le commercial va vérifier en direct la situation financière du client. Si elle se présente bien, il a le droit de valider l'affaire sur place. Si ce n'est pas la cas, elle passe au département des finances pour une vérification approfondie.g.

Excel ne permet pas non plus de saisir un client tout de suite sur place. DPD a aussi résolu ce problème. Le commercial n’a pas besoin de remplir une quantité astronomique de champs, perdant ainsi son temps et celui du client, mais il récupère tout de suite les bonnes données via une interface de programmation. Cela permet en même temps d'exclure des erreurs de saisie.

9 Des données complètes

Les bases de données permettent de définir des champs obligatoires. Une saisie incomplète des sociétés dans le CRM est donc impossible. Ceci est très important. Pour pratiquer un Marketing et Ventes vraiment réussi, vous avez besoin du profil complet de l'entreprise. Cela permet d'identifier l'«Ideal Customer».

10 Smart Data Analytics

Smart Analytics est un procédé génial pour extraire des connaissances intelligentes des grandes quantités de données. La société Messe Frankfurt génère des leads qualifiés et de grande qualité pour leurs Ventes grâce à Smart Data Analytics. Comme dit: Les analyses nécessitent de grandes quantités de données. Il s'agit de données internes et externes. Il n'est pas judicieux de les regrouper et de procéder au Matching dans Excel. Cela fonctionne nettement mieux dans une base de données.

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