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Rédiger un rappel: Le guide incontournable plus modèle de texte gratuit à télécharger

Les clients qui ne paient pas les factures sont énervants et peuvent éventuellement même constituer une menace pour la survie d'une PME. Pour obtenir votre argent malgré tout, les rappels sont un moyen éprouvé et efficace. Dans cet article, nous vous expliquons ce qui doit figurer sur un rappel, ce qui ne doit définitivement pas s'y trouver et la meilleure façon d'organiser le processus de rappel - en plus de vous fournir un modèle Word gratuit avec des propositions de texte professionnelles.

En Suisse, les rappels ne sont pas réglementés par la loi. En principe, vous êtes donc libre de décider comment, quand et à quelle fréquence vous effectuez des relances. Il est néanmoins judicieux de définir un processus de rappel et de l'ancrer de manière obligatoire dans votre Credit Policy. Nous vous recommandons la démarche suivante:

  • Relance
  • 1er rappel
  • 2e rappel (mise en demeure)
  • Poursuite ou recouvrement

Éviter la poursuite si possible

Veillez à initier une poursuite uniquement en dernier recours. Elle coûte cher, elle prend beaucoup de temps et elle est très désagréable pour les deux parties. Nous vous recommandons donc de chercher l'entretien personnel avec le client avant une poursuite. Ignorer un rappel est facile. C'est impossible lors d'un entretien. Si le client promet de s'acquitter des arriérés, faites-le confirmer par écrit. La conversation personnelle est en outre l'occasion de parler de paiements échelonnés ou d'une prolongation du délai. De cette façon, vous évitez au client des poursuites et des frais élevés à vous-même.

Vous déterminez donc vous-même quand et à quelle fréquence vous effectuez des relances. En ce qui concerne la forme, la loi vous laisse libre de vos choix aussi normalement. Un courrier n'est pas forcément obligatoire. Les e-mails, appels téléphoniques et même les SMS sont également autorisés. En Suisse, les rappels sont habituellement envoyés par courrier - ne serait-ce que pour disposer d'une preuve.

Envoyez le premier rappel 10 jours après l'expiration du délai de paiement initial et le deuxième 20 jours après avoir envoyé le premier.

Dans le rappel, indiquez aussi les conséquences auxquelles le client s’expose si la facture reste impayée. Mettez-les en œuvre ensuite car sinon, plus aucune entreprise ne vous prendra au sérieux.

Rappel: Ce qui doit y figurer et ce qu'il ne faut pas mettre

Dans tous les cas, facilitez le plus possible au client la tâche de relier le rappel à la facture concernée et de payer. Il est donc important de fournir des informations complètes et correctes. Les informations suivantes doivent figurer sur le rappel:

  • Nom et adresse du client
  • Raison sociale et adresse de votre propre entreprise
  • Interlocuteur avec numéro de téléphone et e-mail pour d'éventuelles questions
  • Ville et date
  • Numéro de la facture
  • Entame aimable, bref descriptif de la situation
  • Liste de toutes les positions de la marchandise ou prestation reçue
  • Montant total à virer
  • Nouveau délai de paiement
  • Conséquences en cas de non-paiement

Ce qu'il ne faut pas mettre sur un rappel:

  • Menaces
  • Propos désagréables, hostiles
  • Excuses

C'est la manière professionnelle de formuler le texte de vos rappels qui est décisive. Téléchargez pour cela notre modèle Word gratuit avec des propositions de texte sous forme de fichier Word.

Dans tous les cas, soyez factuel mais ferme. Proposez un interlocuteur en cas de questions. Il se peut qu'il s'agisse juste d'un léger malentendu qu'un petit appel téléphonique permet de régler rapidement. Mais il ne faut pas non plus vous excuser. N'adoptez pas activement le rôle défensif. Il pourrait ensuite arriver qu'un client considère cela comme faiblesse et paie la facture encore plus tard.

Important: Ne menacez jamais un client de préjudices sérieux. Un tel comportement peut éventuellement être considéré comme une contrainte et serait alors répréhensible selon l'article 181 du code pénal.

Frais de rappel oui ou non?

Il vous appartient de décider si vous facturez des frais de rappel ou non. Si vous le faites, vous êtes obligé de les fixer dans les conditions générales et d'en informer le client avant la conclusion de la vente.

Vous fixez également vous-même le montant des frais de rappel. Fixez les montants concernés par niveau de rappel dans les conditions générales dans tous les cas. Si vous ne le faites pas et que vous facturez des frais de rappel quand même, votre débiteur n'est pas obligé de les payer.

Intérêts de retard

Le Code des obligations régit les intérêts de retard dans son art. 104, al. 1 CO. Il indique que le créancier est en droit de facturer des intérêts de 5% du montant impayé. Un taux d'intérêt plus élevé est possible, celui-ci est alors à régler impérativement avant la conclusion de contrat dans les conditions de vente.

Vérifier la solvabilité

Vérifiez-vous la solvabilité de vos clients avant de conclure une affaire? En effet, cela vous évite d'avoir affaire à des mauvais payeurs tout en vous assurant d'obtenir votre argent facilement et rapidement.

Rédiger un rappel: Modèle de texte gratuit sous forme de fichier Word

Avez-vous besoin d'une manière professionnelle de formuler vos relances et rappels? Alors téléchargez dès maintenant notre modèle de texte gratuit sous forme de fichier Word. Vous y trouvez des formules pour la relance, le 1er et 2e rappel.

Rédiger des rappels de manière professionnelle
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