Tre sistemi, grandi volumi di dati, molti elementi «inutili» e nessun Key Identifier. Ecco come si presentava la situazione dei dati base dei fornitori presso le ÖBB. Con l’aiuto di Bisnode e grazie al numero D-U-N-S®, i dati sono oggi puliti, arricchiti e restano di alta qualità nel lungo termine. Leggete qui la procedura seguita dalle ÖBB e perché l’investimento conviene.

Nell’ambito degli acquisti strategici, le ÖBB gestiscono tre sistemi differenti: una piattaforma per i bandi, un sistema di gestione dei fornitori e un SAP. Dato che non vi era alcun Key Identifier, le ÖBB si sono rivolte a Bisnode per avviare un progetto per i dati base.

Le premesse

Le ÖBB gestivano moltissimi dati nei sistemi e non erano soddisfatte della qualità. Le informazioni erano incomplete, non più attuali o doppie. La base dati era cresciuta negli anni a oltre 180 000 record di dati.

La soluzione: numero D-U-N-S® come Key Identifier

Grazie al numero D-U-N-S®, Philip Bayer, gestore del processo SCM negli acquisti strategici del gruppo ÖBB-Holding AG, ha scoperto e contattato Bisnode Austria. Dal 1962 Dun & Bradstreet assegna i numeri D-U-N-S®. L’abbreviazione sta per «Data Universal Numbering System», il codice a nove cifre che identifica ogni azienda in modo univoco a livello globale. Frattanto, oltre 330 milioni di aziende in 240 paesi in tutto il mondo hanno un numero D-U-N-S®. La decisione di utilizzare questo numero come Identifier nei sistemi delle ÖBB è stata molto rapida.

 

«Sono venuto a conoscenza di Bisnode grazie al numero D-U-N-S®.»

Philip Bayer Prozessmanager SCM im strategischen Konzerneinkauf ÖBB-Holding AG

Pulizia dei dati come base per la qualità dei dati

Un progetto per i dati base segue sempre le tre fasi di pulizia, arricchimento e mantenimento. Anche le ÖBB hanno seguito questa procedura. Durante la fase di pulizia, le informazioni errate nella base dati sono state corrette e quelle mancanti integrate. Al contempo, Bisnode ha attribuito il numero D-U-N-S® a ogni record di dati.

Segmentazione dei dati prima della pulizia

Il numero dei record di dati era cresciuto a 180 000 nel corso degli anni. Per ridurre le operazioni di pulizia, si è prima effettuata una segmentazione dei fornitori. Al riguardo, le ÖBB hanno considerato solo i fornitori con una relazione d’affari negli ultimi cinque anni. Il numero di record di dati è sceso pertanto da 180 000 a 42 000.

Introduzione dell’interfaccia «Direct+»

Le ÖBB hanno collegato il loro sistema di gestione dei fornitori all’universo dei dati Dun & Bradstreet tramite l’API Direct+ che consente loro di estrarre dati aggiornati e corretti. Quando un fornitore si registra sulla relativa piattaforma, tramite l’API i suoi dati vengono contemporaneamente integrati con il numero D-U-N-S®. In questo modo, le ÖBB hanno automaticamente accesso al Business Credit File allestito da D&B, ossia a tutte le informazioni raccolte ed elaborate, quali appartenenze aziendali, score e rating finanziari, informazioni sulla Compliance ecc. Per le ÖBB, quest’operazione è particolarmente rilevante, perché consente di controllare accuratamente ogni fornitore prima di avviare una relazione d’affari.
Infine, le ÖBB immettono i nuovi dati inseriti e arricchiti negli altri due sistemi, ossia la piattaforma per i bandi e il SAP.

L’investimento conviene

Con il numero D-U-N-S®, le ÖBB utilizzano un Identifier univoco. Di conseguenza, la gestione di tabelle di matching in background non è più necessaria. Ad approfittare al massimo della disponibilità e qualità dei dati sono tuttavia gli oltre 100 utenti delle ÖBB.

Previsti ulteriori miglioramenti

Sono previsti ulteriori progetti e miglioramenti presso le ÖBB. Attualmente, i collaboratori nell’ambito degli acquisti estraggono un rapporto sui fornitori che, in talune circostanze, si compone di più pagine. Sono costretti a cercare le informazioni di cui hanno bisogno in questo lungo rapporto. In futuro, il rapporto comprenderà solo i criteri e gli indicatori determinanti per il controllo di un fornitore, con un conseguente enorme risparmio di tempo per i collaboratori.

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