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Master Data

Dati dei clienti in Excel? Utilizzate preferibilmente una banca dati corretta per il vostro CRM

| Settembre 30, 2020

Creare una lista Excel per i dati dei clienti sembra molto allettante. Molti sono abituati a lavorare con questo programma, un CRM rudimentale viene impostato rapidamente. Tuttavia, quando il numero di record di dati aumenta e ci sono molti cambiamenti nell'archivio di dati, questa soluzione risulta rapidamente essere molto limitata. Quando si tratta di illustrare delle informazioni interattive o eseguire delle analisi, la lista di Excel si riempie fino a scoppiare. L'utilizzo di una vera banca dati è quindi una soluzione molto migliore e più redditizia. Perché Excel non è buono come strumento CRM? Abbiamo 10 ragioni per spiegarlo.

Avete letto il nostro articolo sulla pianificazione delle campagne di marketing in Excel? Al nostro protagonista era stato affidato il compito di redigere una lista clienti in Excel e di inserire ogni interazione con i clienti e le parti interessate. Ma ha fallito - clamorosamente. Non lasciatevi sfuggire assolutamente questo articolo.

Torniamo all'argomento di CRM ed Excel. La maggior parte delle aziende dispone di uno strumento o di un software. Ma c'è ancora chi ne fa completamente a meno e utilizza invece Excel per questo scopo. Ma è anche un dato di fatto che i dati spesso risiedono in silos diversi. Non c'è scambio tra loro: i dati non fluiscono. Se il marketing o le vendite ricavano informazioni da diversi silos, inevitabilmente finiscono in Excel. Lì, a sua volta, avviene la pulizia manuale e la preparazione per le campagne.

Chi lo desidera assolutamente, può tranquillamente conservare i dati dei clienti in Excel. Esistono innumerevoli modelli da scaricare su internet. Ma ve lo sconsigliamo. A lungo termine non porterà alcun vantaggio. Al contrario. Impedirà il flusso di dati da un reparto all'altro, il che offre la base per prendere le giuste decisioni in base ai dati.

Ci sono diverse ragioni per questo.

1 Excel non è una banca dati

Excel è, e rimane, un foglio di calcolo e non una banca dati. Le banche dati, invece consentono di estrarre dati con richiami SQL molto specifici e precisi. I richiami funzionano anche in Excel, ma SQL è semplicemente imbattibile. Le banche dati definiscono anche esattamente cosa può e cosa non può essere in un campo. Se un campo viene specificato come «numero decimale», viene inserito un numero e nient'altro. Ciò garantisce un alto livello di integrità dei dati.

2 Cancellare i dati (accidentalmente)

Cancellare un record di dati in Excel è molto semplice. Selezionare – delete. Tuttavia, tutte le informazioni collegate e i record di dati associati a questa voce, ad esempio fatture e pezzi di ricambio ordinati, vengono persi irrevocabilmente. Ma le banche dati lo impediscono. Esse reclamano e indicano che c'è una perdita di informazioni.

3 Lavorare in modo collaborativo

Lavorare insieme su un file Excel ha senso come passare l'aspirapolvere in due. Non è veramente efficace.

4 Tutti i dati sono immediatamente disponibili per tutti gli utenti.

Se i dati si trovano in una banca dati, è possibile fornire agli utenti l'accesso tramite un'interfaccia. Così vedete esattamente ciò di cui avete bisogno nel lavoro quotidiano. Pertanto, non solo i diritti di accesso sono regolati con precisione, ma anche le autorizzazioni per modificare i dati.

5 Richiami complessi

Provate un richiamo in Excel come «Tutti i clienti che hanno ordinato il pezzo di ricambio XY nell'ultimo anno». Raggiungerete rapidamente i vostri limiti. Funzionano molto meglio e più facilmente le banche dati e SQL.

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6 Mantenere i dati aggiornati

Le banche dati consentono di essere interconnesse tramite interfacce. Questo è esattamente ciò che ha implementato il fornitore di servizi pacchi DPD. Il CRM Salesforce è connesso alla banca dati Dun & Bradstreet tramite un'API, e da esso riceve sempre i dati più recenti. Trasferimenti aziendali, nuovi numeri di telefono, cambio di amministratori delegati, ecc., tutte queste informazioni fluiscono dal vivo nel CRM di DPD. Ciò garantisce che i dati siano sempre aggiornati e a lungo termine.

7 Accesso ai dati

Volete dare a tutti gli utenti un accesso illimitato a tutti i dati? Questo è esattamente ciò che fate quando gestite i dati dei clienti in Excel. La domanda quindi non è se qualcuno cancella o confonde accidentalmente qualcosa, ma quando. Nelle banche dati si assegnano i diritti di utilizzo come si ritiene ragionevole. Ciò significa che tutti hanno accesso solo alle informazioni di cui hanno bisogno per il proprio lavoro. Ogni azienda conserva dei dati riservati. Non va bene metterli pubblicamente in una lista Excel. Potreste anche avere dei problemi con la protezione dei dati.

8 I dati non sono disponibili in tempo reale per il servizio esterno

Quando un addetto alle vendite DPD visita un cliente o un nuovo cliente, ha accesso a tutti i dati disponibili per questa azienda in CRM. Ciò include anche le informazioni sui rischi. In caso di vendita, il rappresentante controlla dal vivo la situazione finanziaria del cliente. Se sembra buono, allora è autorizzato a di concludere l'affare sul posto. In caso contrario, andrà al dipartimento delle finanze per un controllo più specifico.

Excel inoltre non consente di inserire un cliente in loco. DPD ha anche risolto questo problema. Il rappresentante di vendita non deve compilare tonnellate di campi e quindi sprecare il suo tempo e quello del partner commerciale, ma invece estrae le informazioni giuste dal vivo nel CRM tramite un'API. Questo elimina anche gli errori nel rilevamento.

9 Dati completi

Le banche dati consentono di definire i campi obbligatori. La registrazione incompleta delle aziende in CRM non è quindi possibile. Questo è molto importante. Per avere davvero successo nel marketing e nelle vendite, è necessario un profilo aziendale completo. Ciò consente di riconoscere il «cliente ideale».

10 Smart Data Analytics

Lo Smart Analytics è un modo meraviglioso per acquisire conoscenze intelligenti da grandi quantità di dati. La Fiera di Francoforte utilizza l'analisi intelligente dei dati per generare lead qualificati di alta qualità per le vendite. Come già accennato: un prerequisito per le analisi sono grandi quantità di dati. Si tratta di dati interni ed esterni. Unirli e abbinarli in Excel non ha senso. Ciò funziona meglio in una banca dati.

Sulla via ai dati anagrafici perfetti

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