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Drei Systeme, grosse Mengen an Daten, viele Systemleichen und kein Key Identifier. So präsentierte sich die Lage bei den Lieferantenstammdaten bei der ÖBB. Mithilfe von Bisnode und dank der D-U-N-S®-Nummer sind die Daten heute bereinigt, angereichert und bleiben langfristig von hoher Qualität. Lesen Sie hier, wie die ÖBB vorgegangen ist und warum sich die Investition lohnt.
Die ÖBB betreibt im Bereich des strategischen Einkaufs drei verschiedene Systeme, eine Ausschreibungsplattform, ein Lieferanten-Management-System und SAP. Da darin kein Key Identifier vorhanden war, hat sich die ÖBB an Bisnode gewendet, um ein Stammdatenprojekt zu initiieren.
Die Ausgangslage
Die ÖBB führte sehr viele Daten in den Systemen und war mit der Qualität nicht zufrieden. Die Informationen waren unvollständig, nicht mehr aktuell oder doppelt geführt. Der Datenbestand war über die Jahre auf über 180 000 Datensätze angewachsen.
Die Lösung: Die D-U-N-S®-Nummer als Key Identifier
Philip Bayer, Prozessmanager SCM im strategischen Konzerneinkauf ÖBB-Holding AG, wurde aufgrund der D-U-N-S®-Nummer auf Bisnode Austria aufmerksam und kam mit ihr ins Gespräch. Seit 1962 gibt Dun & Bradstreet die D-U-N-S®-Nummer heraus. Die Abkürzung steht für «Data Universal Numbering System». Die neunstellige Nummer identifiziert jede Firma weltweit eindeutig. Mittlerweile führen weltweit über 330 Millionen Unternehmen in 240 Ländern eine D-U-N-S®-Nummer. Die Entscheidung, sie als Identifier in den ÖBB-Systemen zu nutzen, fiel daher sehr schnell.
«Ich bin über die D-U-N-S®-Nummer auf Bisnode aufmerksam geworden.»
Philip Bayer Prozessmanager SCM im strategischen Konzerneinkauf ÖBB-Holding AG
Datenbereinigung als Basis für Datenqualität
Ein Stammdatenprojekt folgt stets den drei Schritten Bereinigen, Anreichern und Aufrechterhalten. Das war auch bei der ÖBB so. Bei der Bereinigung wurden falsche Informationen im Datenbestand korrigiert und fehlende ergänzt. Gleichzeitig hat Bisnode jedem Datensatz die D-U-N-S®-Nummer angehängt.
Segmentierung der Daten vor der Bereinigung
Die Zahl der Datensätze war im Laufe der Jahre auf 180 000 angewachsen. Um den Bereinigungsaufwand klein zu halten, erfolgte zuvor eine Segmentierung der Lieferanten. Die ÖBB hat dabei nur diejenigen berücksichtigt, mit denen in den letzten fünf Jahren eine Geschäftsbeziehung bestand. Die Zahl der Datensätze reduzierte sich damit von 180 000 auf 42 000.
Die Einführung der Schnittstelle «Direct+»
Die ÖBB hat ihr Lieferanten-Management-System über die API Direct+ mit dem Datenuniversum von Dun & Bradstreet verbunden und zieht darüber aktuelle und korrekte Daten. Wenn sich ein Lieferant auf der Lieferantenplattform registriert, denn wird über die API gleichzeitig die D-U-N-S®-Nummer ergänzt. Damit hat die ÖBB automatisch Zugriff auf das von D&B erstellte Business Credit File, also auf alle gesammelten und aufbereiteten Informationen wie Firmenzugehörigkeiten, finanzielle Scores und Ratings, Compliance-Informationen etc. Für die ÖBB ist das besonders relevant, prüft sie doch jeden Lieferanten auf Herz und Nieren, bevor sie eine Geschäftsbeziehung mit ihm eingeht.
Am Schluss speist ÖBB die neu eingegebenen und angereicherten Daten in die zwei anderen Systeme, der Ausschreibungsplattform und SAP, ein.
Die Investition zahlt sich aus
Mit der D-U-N-S®-Nummer hat die ÖBB einen einheitlichen Identifier im Einsatz. Das Führen von Matching-Tabellen im Hintergrund ist somit Vergangenheit. Die über 100 Nutzerinnen und Nutzer innerhalb der ÖBB sind aber diejenigen, denen die Datenverfügbarkeit und deren hohe Qualität am meisten zu Gute kommt.
Weitere Verbesserungen stehen an
Es stehen noch weitere Projekte und Verbesserungen bei der ÖBB an. Zurzeit ziehen die Einkäuferinnen und Einkäufer zu den Lieferanten einen Bericht, der unter Umständen mehrere Seiten umfasst. Die Informationen, die sie benötigen, müssen sie darauf zusammensuchen. In Zukunft wird es so sein, dass nur die entscheidenden Kriterien und Indikatoren für die Prüfung eines Lieferanten auf dem Bericht erscheinen werden, was für die Mitarbeitenden eine enorme Zeitersparnis bringt.
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