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Compliance kostet Geld: Wie sich die Investition in Third-Party Due Diligence dennoch lohnt

| November 09, 2020

Die Sicherstellung der Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflichten ist mit einigen Kostenstellen verbunden: Einerseits Investitionen in Personal, Systeme und Technologien. Andererseits werden Deals, die auf den ersten Blick gewinnbringend wirken, auf Grund Ihres risikobasierten Ansatzes blockiert. Dennoch zahlt es sich aus, die Kosten für Compliance-Themen zu tragen. Vor allem, wenn Sie in eine solide Datenbasis und automatisierte Prozesse investieren.

Erkennen Sie die Schwachstellen in Ihren KYC-Prozessen

Third-Party Due Diligence ist ein komplexes Geflecht. Die Prozesse sind kleinteilig und bestehen aus vielen (manuellen) Arbeitsschritten. Egal ob es sich um Vendor Due Diligence oder Customer Due Diligence handelt: In jedem Fall ist es Ihre Aufgabe, Transparenz in Bezug auf Ihre Geschäftspartner zu schaffen.

Zu einer ganzheitlichen Due Diligence gehört die Prüfung von:

  • Liquidität
  • Bonität
  • Bilanzchecks
  • Reputation (Adverse Media)
  • Konzernstrukturen
  • wirtschaftlichen Eigentümer / wirtschaftlich Berechtigten / Ultimate Beneficial Owner

 

Je nachdem wie der risikobasierte Ansatz Ihres Unternehmens ausgeprägt ist, werden Sie den Ergebnissen der Prüfung mehr oder weniger Gewicht geben. Die Überprüfung des wirtschaftlichen Eigentümers ist in jedem Fall verpflichtend. Dieser Schritt ist in den meisten Fällen jener, der in der Geschäftspartnerprüfung die meisten Ressourcen verschlingt. Konzernstrukturen sind undurchsichtig, gehen über Ländergrenzen hinaus oder sind nicht erkenntlich. Um diese und weitere Schwachstellen in Ihrem Prozess aufzudecken, gehen Sie in drei Schritten vor:

  1. Zerlegen Sie den Prozess beim Onboarding bzw. der laufenden Überwachung Ihrer Geschäftspartner in die einzelnen Arbeitspakete.
  2. Analysieren Sie, welcher davon wie viel Ihrer Ressourcen in Anspruch nimmt
  3. Notieren Sie, welche Hürden Sie davon abhalten, diese Arbeitspakete schneller zu erledigen

Machen Sie aus Ihren Stammdaten den Golden Record

Ihre Geschäftsentscheidungen können nur so gut sein wie die Daten, auf denen sie basieren. Arbeiten Sie bei der Prüfung Ihrer Geschäftspartner mit inkonsistenten, veralteten oder falschen Daten, werden Sie entsprechend schlechte Entscheidungen treffen. Beispiele hierfür sind:

  • Sie bewerten die Liquidität positiv, obwohl das Unternehmen in finanziellen Schwierigkeiten steckt
  • Sie stufen einen Lieferanten oder Kunden mit niedrigem Risiko ein, obwohl der globale Mutterkonzern in einem Hochrisiko-Land sitzt
  • Sie prüfen den Geschäftsführer auf PEP- und Sanktionslisten, ohne zu wissen, in dem Irrglauben, damit auch den tatsächlichen Ultimate Beneficial Owner zu prüfen

Diese Fehlentscheidungen vermeiden Sie, indem Sie die Datenqualität Ihrer Stammdaten sicherstellen. Ihre goldene Datenbasis ist nicht mehr und nicht weniger als angereicherte Master Data. 

Um Ihre Datenbasis zu optimieren, müssen Sie nur zwei Schritte gehen: Stellen Sie einerseits sicher, dass Ihre Daten aktuell und korrekt sind. Und nutzen Sie Third-Party Data, um Ihr Portfolio mit Beneficial Owner Data anzureichern. Für beides können Sie zum Beispiel eine Schnittstelle wie die D&B Direct for Compliance API in Ihre Prozesse integrieren. 

Setzen Sie auf Automatisierung, um Zeit zu sparen

Die automatische Anreicherung Ihrer Daten kann Ihnen Zeit sparen: So ist es nicht mehr notwendig, dass Sie Konzernverflechtungen oder Eigentumsverhältnisse manuell nachverfolgen und identifizieren müssen.  

Nicht nur beim Onboarding neuer Geschäftspartner verstecken sich Zeitfresser: Auch das regelmässige Monitoring Ihrer Kunden, Lieferanten oder Handelsvertreter benötigt Ressourcen. Viele Unternehmen gehen so vor, dass sie periodisch (z.B. 1 x jährlich) das gesamte Portfolio an Geschäftspartnern auf Veränderungen scannen. Das Ergebnis: Zahlreiche ergebnislose und unnötig durchgeführte Prüfungen. Setzen Sie stattdessen auf automatisierte Alerts. UBO Monitoring kann Sie zum Beispiel unterstützen, auf Veränderungen in der Eigentümerstruktur Ihrer Geschäftspartner aufmerksam zu werden. Sie erhalten Alerts, sobald eine Änderung in der Beneficial Ownership einer Ihrer registrierten Entitäten eintritt. So überprüfen Sie nur noch jene Geschäftspartner, bei denen es auch zu einer Änderung gekommen ist. 

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Positive Langzeitfolgen: Sie verbessern die Stellung Ihres Unternehmens

Wie oben erwähnt: Compliance kostet Geld. Dazu gehören Investition in Personal und in neue Technologien. Die Investition lohnt sich, wenn Sie in Richtung Automatisierung gehen. So können Sie ressourcenschonend Arbeiten und Geld einsparen.  

Automatisierte Prozesse bringen noch einen weiteren positiven Nebeneffekt mit sich: Da Sie auch auf "versteckte"  Veränderungen in Ihrem Portfolio aufmerksam werden, können Sie die Bewertung Ihrer Geschäftspartner dynamisch anpassen. Verändert sich zum Beispiel die Eigentümerstruktur in einer Art und Weise, die eine niedrigere Risikoeinstufung mit sich zieht? Dann könnten sich potenzielle neue Geschäftschancen für Sie ergeben. Auf der anderen Seite können Sie Risiken rechtzeitig erkennen und gegebenenfalls gegensteuern, wenn der risikobasierte Ansatz Ihrer Organisation es verlangt. 

Die langfristigen Folgen liegen auf der Hand: Unternehmen, die eine transparente Businesspartner-Basis schaffen, sind seltener in Skandale verstrickt. Diese können von Green Washing und Geldwäsche bis zu Kinderarbeit, Menschenhandel oder Terrorfinanzierung reichen. Compliance ist nicht nur ein Instrument, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und Strafen zu vermeiden. Sie trägt auch zu einer guten Corporate Governance bei, zeugt von guter Unternehmensführung und stärkt die Reputation. So wird Ihr Unternehmen langfristig ein wertvoller Geschäftspartner. 

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